عقب الشريف عون بن مبارك بن عبدالله بن الحسن بن محمد أبونمي الثاني

 

  

    

آخر 10 مشاركات
شركة تسويق سوشيال ميديا (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 3430 - الوقت: 09:38 PM - التاريخ: 12-01-2023)           »          شركات تسويق في جدة (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 1880 - الوقت: 08:17 PM - التاريخ: 12-01-2023)           »          برنامج نقاط بيع اون لاين (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2454 - الوقت: 02:31 AM - التاريخ: 11-13-2023)           »          أنظمة نقاط البيع للمطاعم (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2760 - الوقت: 03:25 AM - التاريخ: 11-09-2023)           »          أنظمة مطاعم نقاط البيع (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2329 - الوقت: 03:15 AM - التاريخ: 11-09-2023)           »          نظام إدارة علاقات العملاء (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2439 - الوقت: 02:57 AM - التاريخ: 11-09-2023)           »          برنامج إدارة المصروفات (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2488 - الوقت: 02:38 AM - التاريخ: 11-09-2023)           »          كيف تسوق لمطعم (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2382 - الوقت: 01:48 AM - التاريخ: 11-09-2023)           »          نظام المبيعات (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2433 - الوقت: 03:10 AM - التاريخ: 11-02-2023)           »          طلب نقاط بيع (الكاتـب : حسين دراز - مشاركات : 0 - المشاهدات : 2202 - الوقت: 02:57 AM - التاريخ: 11-02-2023)


   
العودة   منتــدى العـونــة الـرســمي > قسم التاريخ والأدب > منتدى المكتبات والمعلومات
   
إضافة رد
   
 
أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
   
   
قديم 01-04-2011, 08:20 AM رقم المشاركة : 1
معلومات العضو
نفود السر
عضو متألق جدا

الصورة الرمزية نفود السر

إحصائية العضو






 

نفود السر غير متواجد حالياً

 


المنتدى : منتدى المكتبات والمعلومات
افتراضي نظرة عامة على المكتبات




نظرة عامة على المكتبات




ما هي المكتبة؟
كيف يستخدم فريق نموذجي ما المكتبة؟
أنواع المكتبات
طرق للتعامل مع المكتبات
تنظيم مكتبات على موقع
تخزين مستندات في مكتبة واحدة
تخزين مستندات في مكتبات متعددة
تنظيم الملفات في مكتبة
إضافة أعمدة
تعريف طرق العرض
إنشاء مجلدات
دمج استخدام الأعمدة وطرق العرض والمجلدات
الخطوات التالية

--------------------------------------------------------------------------------

نظرة عامة على المكتبات
بدلاً من قيام الفريق بالبحث عن المستندات في أماكن مختلفة، مثل أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأقراص الشبكة ومجلدات البريد الإلكتروني، يُعد استخدام مكتبة SharePoint كمكان مركزي يمكن لجميع الأشخاص داخل الفريق رؤيته واستخدامه حلاً أكثر فعاليةً للفريق.

أعلى الصفحة

ما هي المكتبة؟
مكتبة SharePoint هي مكان على موقع يمكنك من خلاله إنشاء الملفات وتجميعها وتحديثها وإدارتها مع أعضاء الفريق. ويعرض كل نوع من أنواع المكتبات - سواءً كانت مكتبة مستندات أو صور أو نماذج أو صفحات wiki- قائمة بالملفات والمعلومات الرئيسية حول الملفات، كالشخص الأخير الذي أدخل تعديلاً على الملف. يمكنك الاختيار من بين أنواع متعددة من المكتبات، استنادًا إلى أنواع الملفات التي تريد تخزينها والطريقة التي تخطط استخدامها بها. بمجرد الانتهاء من مكتبة ما، يمكنك أرشفة الملفات وحذف المكتبة غير المستخدمة وتوفير مساحة القرص على الخادم.

ويمكنك أيضًا تخصيص المكتبات بطرق متعددة. كما يمكنك التحكم في كيفية عرض المستندات وتعقبها وإدارتها وإنشائها. ويمكنك تعقب الإصدارات، بما في ذلك عدد الإصدارات ونوعها، كما يمكنك تحديد من يمكنه مشاهدة المستندات قبل الموافقة عليها. لتسهيل عمليات الأعمال، يمكنك استخدام مهام سير العمل للتعاون في المستندات الموجودة في المكتبات. للحد من الفوضى، يمكنك تحديد نُهج إدارة المعلومات لإدارة التعامل مع المستندات الموجودة في المكتبات وتحديد تاريخ انتهاء صلاحيتها.

أعلى الصفحة

كيف يستخدم فريق نموذجي المكتبة؟
يحتاج فريق التسويق في شركة الأصدقاء المحدودة إلى التعامل مع مستندات مشروعات ومستندات مجموعة. ويحتاج أعضاء الفريق مكانًا مركزيًا يمكنهم فيه التعاون بشأن المستندات وتعقب التقويمات والاجتماعات وإدارة المشروعات وتعقب مهام الفريق. كما أن لدى هذا الفريق مقاول يعيش في مكان بعيد، وهنا تظهر الفائدة الإضافية من وراء استخدام SharePoint 2010.

فالخطوة الأولى بالنسبة لهم هي تعيين عضو كمالك للموقع وتعيين شخص لإدارة الموقع. يلعب مالك الموقع دور مسؤول الموقع، ويحصل على الإذن "التحكم الكامل" في المكتبة، ويضمن أولاً حصول كل عضو في الفريق على الإذن "مساهمة" في مكتبة المستندات المشتركة على موقع الفريق. وبعد ذلك، يقوم مالك الموقع بإعادة تسمية الموقع إلى "مستندات التسويق" ثم يضيف وصفًا تفصيليًا لكي يحصل جميع المستخدمين، وخاصة الذين يستخدمون المكتبة للمرة الأولى منهم، على فكرة واضحة عن الهدف من المكتبة وعن المحتوى الذي يمكنهم عرضه أو إضافته إليها. قرر الفريق استخدام هذه المكتبة لإدارة الإصدارات الصحفية وملفات الميزانية والعقود والعروض وغيرها من المستندات المتعلقة بالفريق.

وتتمثل إحدى المهام الأولى لمالك الموقع في تحديد مواقع عدة مستندات هامة وتحميلها إلى المكتبة لجعل الفريق يركّز على استخدام المكتبة كمكان مركزي. ثم يقرر مالك الموقع القيام بما يلي: تعيين المكتبة إلى طلب سحب حتى لا يقوم أي شخص بالكتابة فوق تغييرات المستندات دون قصد، وتعقب الإصدارات لكي يكون لدى الفريق محفوظات بكيفية تطور الملفات ويتمكن من استعادة إصدار سابق عند الضرورة. ولضمان الالتزام بمعايير الشركة، يقوم مالك الموقع أيضًا بإضافة قوالب قياسية لتقارير التسويق وعقود المبيعات وخطط الحملات وأوراق عمل الميزانية للمكتبة. يحتوي كل قالب على شعار الشركة وبيان المهمة. عندما ينشئ الأعضاء ملفًا جديدًا من مكتبة المستندات، يمكنهم تحديد القالب الذي يريدون استخدامه بسهولة.

ومع الوقت، بينما يضيف الأعضاء ملفات ويتعاونون في المستندات، يقومون بتنظيم المكتبة بإضافة أعمدة وإنشاء طرق عرض تعرض المحتوى بعدة طرق تفيد عملهم. على سبيل المثال، يقوم مالك الموقع بإضافة العمود "اسم المشروع" لكي يتمكن الأعضاء من التصفية أو الفرز حسب ذلك العمود.

ويقوم أعضاء الفريق الآخرون بإضافة طرق عرض عامة تساعدهم في التجميع كل ربع سنة مالية، وتصفية العقود التي تنتهي صلاحيتها خلال ستة أشهر. كما يقوم كل عضو بإنشاء طرق عرض شخصية لمساعدته في العثور على المعلومات بسرعة وكذلك في إكمال عمله.

وبعد إجراء عدة مناقشات في اجتماع فريق العمل، يقرر الفريق تعيين تنبيهات على مستوى المكتبة للإبلاغ بالتحديثات مرة أسبوعيًا. كما يمكن أن يحدد كل عضو كيفية إعداد تنبيهات إضافية أو موجز ويب لـ RSS لملفات معينة عند الضرورة. ويلتزم الفريق كذلك بمبدأ "أفضل الممارسات" الهام في هذا الجو الجديد من التعاون. وعندما يرغب الأعضاء في توزيع مستند في المكتبة، فإنهم يقاومون إغراء إرفاقه برسالة بريد إلكتروني ويقومون بإرسال الارتباط في رسالة بريد إلكتروني بدلاً من ذلك. وإدراج ارتباط مستند في رسالة بريد إلكتروني من شريط المكتبة، كما أنه يضمن حصول الأشخاص على وصول لأحدث إصدار، ويساعد في تنقية الشبكة المحلية من وحدات البت غير الضرورية.

يتم أحيانًا حظر أعضاء الفريق وغيرهم من المستخدمين من الوصول إلى المحتوى لأنهم لا يملكون الأذونات المناسبة. كما تتم حماية مستندات معينة لأنها تحتوي على محتوى حساس، كالعقود أو معلومات الميزانية. ولكن نظرًا لتمكين إمكانية طلب الوصول من مالك الموقع، يمكنهم طلب الوصول بسهولة من إحدى الصفحات، ويستطيع مالك الموقع منح الإذن لأحد المستندات حسب الحاجة.

يرغب جميع أعضاء فريق التسويق، وخاصةً المقاول، في أن تكون لديهم القدرة على العمل على محتويات المكتبة دون اتصال والتعامل معها من المنزل أو من موقع بعيد ثم مزامنة التغييرات بسلاسة عند الاتصال بالإنترنت، كل ذلك باستخدام Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

إحدى المسؤوليات المهمة بالنسبة لفريق التسويق هذا هي اقتراح حملات تسويقية لتحفيز المبيعات والعائدات. فعندما يضع أعضاء الفريق خطة حملة جديدة، يمكنهم تعقب إصدارات الملف الثانوية. كما أنهم إذا أخطأوا في أحد الإصدارات، يمكنهم استعادة الإصدار السابق. وعندما ينتهون من خطة الحملة، يمكنهم إنشاء إصدار رئيسي ثم نشره ليتم قبوله من قبل القسم القانوني والمدير. عندما يتم قبول الملف، يمكن للموظفين الآخرين في الشركة عرض الملف. يقوم مالك الموقع بإجراء عمليات بحث على الوثائق والتدريب والمدونات المتاحة عبر الإنترنت، ثم يفهم، دون استخدام تعليمات برمجية، كيفية إعداد سير العمل وربطه بالمكتبة وتشغيل عملية جمع الملاحظات والتواقيع ونشر المستند النهائي تلقائيًا.

وبعد ثلاثة أشهر من الاستخدام، يصبح كل من مكتبة التسويق والموقع مكونًا هامًا من مكونات فريق التسويق ويساعدان فعليًا في تحسين الإنتاجية والرؤية في أرجاء المؤسسة. ولا يتصور الفريق العمل بدونها، ويعملون بفاعلية على استكشاف طرق أخرى لاستخدام SharePoint 2010 من أجل تعاون أفضل.

أعلى الصفحة

أنواع المكتبات
يتم إنشاء بعض المكتبات تلقائيًا عندما تُنشئ موقعًا جديدًا، مثل مكتبة المستندات المشتركة في موقع الفريق. ويمكنك تخصيص هذه المكتبات لأغراضك، أو إنشاء مكتبات إضافية خاصة بك. ولكل نوع من المكتبات غرض معين، كما يحتوي بعضها على مجموعة مختلفة من السلوكيات والميزات.

مكتبة المستندات

استخدم مكتبة مستندات لأنواع ملفات كثيرة، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات. يمكنك تخزين أنواع أخرى من الملفات في مكتبة مستندات، بالرغم من حظر بعضها لأسباب تتعلق بالأمان. وعندما تتعامل مع برامج غير محظورة، يمكنك إنشاء تلك الملفات من المكتبة. فعلى سبيل المثال، قد يكون لفريق التسويق مكتبة مستندات خاصة به لمواد التخطيط والإصدارات الصحفية والمنشورات.

مكتبة الصور

استخدم مكتبة صور لمشاركة مجموعة من الصور أو الرسومات الرقمية. بالرغم من إمكانية تخزين الصور في أنواع أخرى من مكتبات SharePoint، تتمتع مكتبات الصور بعدد من المزايا. فعلى سبيل المثال، يمكنك عرض صور من مكتبة الصور في عرض شرائح وتنزيل الصور إلى الكمبيوتر وتحرير الصور باستخدام برامج رسومات متوافقة، مثل Microsoft Paint. يرجى مراعاة إنشاء مكتبة صور إذا كنت ترغب في تخزين صور أحداث الفريق أو عمليات إطلاق المنتجات. كما يمكنك الربط بصور موجودة بالمكتبة من مكان آخر على الموقع، مثل صفحات wiki والمدونات.

مكتبة النماذج

استخدم مكتبة نماذج إذا كنت تحتاج إلى إدارة مجموعة من نماذج مهنية تستند إلى XML. على سبيل المثال، قد ترغب مؤسستك في استخدام مكتبة نماذج لتقارير المصاريف. يتطلب إنشاء مكتبة نماذج وجود محرر XML أو برنامج تصميم نماذج XML، مثل Microsoft InfoPath. ويكون النموذج الذي يملؤه الأفراد عبارة عن ملف ‎.xml يحتوي على البيانات التي تم إدخالها في النموذج (البيانات فقط)، مثل تاريخ المصاريف ومقدارها. ويتم توفير أي شيء آخر يمكن أن يشكّل تقرير المصاريف من خلال قالب النموذج. وبعد أن يملأ الأشخاص النماذج، يمكنك دمج بيانات النموذج أو تصديرها للتحليل.

مكتبة صفحات Wiki

استخدم مكتبة صفحات Wiki لإنشاء مجموعة من صفحات wiki المتصلة. تتيح صفحة wiki للعديد من الأشخاص جمع المعلومات المنتظمة بتنسيق يسهل إنشاؤه وتعديله. كما يمكنك إضافة صفحات wiki تحتوي على صور وجداول وارتباطات تشعبية وارتباطات داخلية إلى مكتبتك. على سبيل المثال، إذا أنشأ الفريق موقع wiki لمشروع ما، فيمكن للموقع تخزين التلميحات والمهارات في سلسلة من الصفحات المتصلة ببعضها.

ملاحظة وحسب الموقع والتكوين، يتم إنشاء مكتبات نظام إضافية بواسطة SharePoint Foundation 2010، مثل مكتبة الأنماط ومكتبة أصول الموقع ومكتبة صفحات الموقع. SharePoint Server 2010. ومع ذلك، لا يمكنك إنشاء هذه المكتبات الخاصة من خلال واجهة المستخدم.


أعلى الصفحة

طرق للتعامل مع المكتبات

فيما يلي بعض الطرق الخاصة بالعمل مع المكتبات وجعلها أكثر فائدة للمجموعة:

إنشاء طرق العرض يمكنك استخدام طريقة عرض (طريقة العرض: مجموعة من الأعمدة على صفحة ويب تعرض العناصر الموجودة في قائمة أو مستند مكتبة. يمكن أن تعرض طريقة العرض العناصر التي تم فرزها أو تصفيتها أو تحديد من الأعمدة أو تخطيط مخصص.) لمشاهدة العناصر الموجودة في المكتبة والتي لها أهمية كبيرة بالنسبة لك أو تتناسب مع حاجتك بشكل أفضل. لا تتغير محتويات المكتبة الأصلية، ولكن يتم تنظيم الملفات أو تصفيتها لتيسير البحث فيها ولاستعراضها بطريقة مفيدة.

طلب سحب الملفات

عندما تطلب سحب (السحب: تأمين ملف أثناء تحريره لمنع الآخرين من الكتابة فوقه أو تحريره بشكل غير متعمد. ويمكن فقط للمستخدم الذي قام بسحب مستند القيام بتحريره.) أحد الملفات، فإنك بذلك تضمن أن يتمكن شخص واحد فقط من تحرير الملف إلى أن يتم إيداعه (الإيداع: إلغاء التأمين للقيام بالتحرير وتمكين الآخرين من عرض الملف الذي تم تحديثه أو التحقق من الملف.) مرة أخرى. يمنع طلب سحب المستندات قيام مستخدمين متعددين بإجراء تغييرات على الملفات في الوقت نفسه، مما قد يؤدي إلى حدوث تعارض في التحرير وحدوث تداخل. كما يساعد هذا الأمر على تذكير أعضاء الفريق بإضافة تعليق عند إيداع الملف، بحيث يمكنك تعقّب التغييرات الحاصلة في كل إصدار بسهولة.

تعقّب الإصدارات

إذا أردت الاحتفاظ بـ الإصدارات (تعيين إصدار: عملية إنشاء نسخة مرقمة من ملف أو عنصر عندما يتم حفظ مراجعة في المكتبة أو القائمة.) السابقة من الملفات، فيمكن أن تساعدك المكتبات في تعقب الملفات وتخزينها واستعادتها. يمكنك اختيار تعقب كافة الإصدارات بالطريقة نفسها. أو يمكنك اختيار تعيين بعض الإصدارات كإصدارات رئيسية، مثل إضافة فصل جديد إلى دليل، وبعض الإصدارات الأخرى كإصدارات ثانوية، كتصحيح خطأ إملائي. وللمساعدة في إدارة مساحة التخزين، يمكنك بشكل اختياري اختيار رقم كل نوع إصدار تريد تخزينه.

طلب الموافقة على المستند

يمكنك تحديد أن تكون الموافقة على المستند مطلوبة. تظل المستندات في حالة معلقة إلى أن تتم الموافقة عليها أو رفضها بواسطة شخص يملك الإذن لتنفيذ ذلك. ويمكنك التحكم بمجموعة المستخدمين الذين يمكنهم عرض المستند قبل الموافقة عليه. يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة إذا كانت مكتبتك تتضمن إرشادات أو إجراءات هامة يجب أن تكون نهائية قبل أن يراها الآخرون.

تحديد الأذونات

تساعدك مجموعات SharePoint ومستويات الأذونات به على إدارة الوصول إلى المحتويات بكفاءة. يتم بصورة افتراضية توريث الأذونات في المكتبات، والمجلدات داخل المكتبات، والمستندات من الموقع الأصل لها. يمكن أن يساعدك تعيين مستويات الأذونات إلى عنصر محدد على حماية المحتوى الحساس، مثل العقود أو معلومات الميزانية، دون تقييد الوصول إلى بقية الموقع.

متابعة التغييرات أولاً بأول

تعتمد المكتبات في SharePoint 2010 تقنية RSS، بحيث يستطيع أعضاء مجموعة العمل تلقي وعرض تحديثات أو موجز ويب الأخبار والمعلومات تلقائيًا في مكان موحَّد. يمكنك استخدام تقنية RSS لتنبيهك بأي تغييرات في المكتبة، عندما يتم تغيير ملفات مخزنة في المكتبة مثلاً. يمكّن موجز ويب لـ RSS أعضاء مجموعة العمل من مشاهدة قائمة مدمجة من الملفات التي تم تغييرها. كما يمكنك إنشاء تنبيهات بريد إلكتروني، بحيث يتم إعلامك عندما يتم تغيير الملفات.

إنشاء مهام سير العمل

يمكن أن تستخدم مكتبة المستندات أو نوع المحتوى مهام سير العمل التي قامت المؤسسة بتعريفها للعمليات المتعلقة بالأعمال، مثل إدارة الموافقة على المستندات أو مراجعتها. ويمكن لمجموعتك أن تطبق العمليات المتعلقة بالعمل على مستنداتها، والمعروفة بمهام سير العمل، التي تحدد الإجراءات التي يجب اتخاذها بالتسلسل، مثل الموافقة على المستندات أو ترجمتها. مهمة سير عمل SharePoint هي طريقة تعمل تلقائيًا لنقل المستندات أو العناصر خلال تسلسل من الإجراءات أو المهام. وتتوفر ثلاث مهام سير عمل في المكتبات بشكل افتراضي، هي: الموافقة، وهي توجيه المستند إلى مجموعة من الأشخاص للموافقة عليه؛ وجمع الملاحظات، وهي توجيه المستند إلى مجموعة من الأشخاص للإدلاء بملاحظات ثم إرجاع المستند إلى الشخص الذي بدأ سير العمل كتجميع؛ وجمع التواقيع، وهي توجيه المستند إلى مجموعة من الأشخاص لتجميع تواقيعهم الرقمية.

تعريف أنواع المحتويات

إذا كانت مجموعتك تتعامل مع أنواع متعددة من الملفات، مثل أوراق العمل والعروض التقديمية والمستندات، فيمكنك توسيع وظيفة المكتبة عن طريق تمكين أنواع المحتويات (نوع المحتوى: مجموعة من الإعدادات القابلة لإعادة الاستخدام لفئة محتوى. استخدم أنواع المحتوى لإدارة بيانات التعريف والقوالب وسلوكيات العناصر والمستندات بشكل متناسق. ويتم تعريف أنواع المحتوى على مستوى الموقع وتـًُستخدَم على القوائم والمكتبات.) المتعددة وتعريفها. وتضيف أنواع المحتويات المرونة والتوافق للمكتبات المتعددة. كما يمكن لكل نوع محتوى تحديد قالب معيّن وكذلك عمليات سير عمل (سير العمل: الحركة التلقائية للمستندات أو العناصر من خلال تسلسل معين من الإجراءات أو المهام متعلق بإحدى عمليات الأعمال. يمكن استخدام سير الأعمال لإدارة عمليات العمل الشائعة بشكل متناسق، مثل قبول المستندات أو مراجعتها.). وتعمل القوالب كنقطة بداية، للتنسيق ولأي نص أساسي وللخصائص التي تنطبق على المستندات من ذلك النوع، مثل اسم القسم أو رقم العقد.

تكامل العميل

تعمل بعض البرامج المتوافقة المحددة مع ميزات SharePoint مباشرة من العميل. على سبيل المثال، عندما تستخدمها، Microsoft Word 2010يمكنك إجارة الإيداع والسحب بسهولة أكبر. من Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 أو Microsoft Outlook 2010، يمكنك العمل على محتويات المكتبة دن اتصال، والتعامل معها من موقع بعيد، ثم مزامنة التغييرات بسلاسة عندما تتصل بالإنترنت.

تعقب التدقيق

إذا كان لديك مجموعة ملفات حساسة، وسيكون من المفيد معرفة كيف كانت تُستخدم المستندات، فيمكنك تعريف نهج يسمح لك بتمكين "تدقيق" تعقب الأحداث، مثل التغييرات والنسخ والحذف للملف.



تنظيم مكتبات على موقع

تعتمد طريقة تنظيمك للملفات في المكتبة على احتياجات مجموعتك والطريقة التي تفضلها لتخزين المعلومات والبحث عنها. يساعدك بعض التخطيط على إعداد البنية التي تتناسب بشكل أفضل مع مجموعتك. تتضمن المكتبات العديد من الميزات التي تساعدك على التعامل مع ملفات متعددة في مكتبة واحدة. ومع ذلك، قد تكون المكتبات المتعددة هي الأفضل لاحتياجات مجموعتك.

تخزين مستندات في مكتبة واحدة

ربما تريد أن تخدم مكتبة واحدة العديد من الاحتياجات المختلفة. على سبيل المثال، قد يكون لديك مشروعات متعددة داخل المجموعة نفسها أو مجموعات متعددة تعمل في المشروع نفسه. ضع في الاعتبار استخدام مكتبة مفردة في الحالات التالية:

إذا أرادت المجموعة رؤية معلومات تلخيصية أو طرق عرض مختلفة لمجموعة الملفات نفسها. على سبيل المثال، قد يرغب المدير في رؤية كافة الملفات مجمّعة حسب القسم أو تاريخ الاستحقاق.

إذا أراد الأشخاص البحث عن الملفات في المكان نفسه على الموقع.
إذا أردت تطبيق الإعدادات نفسها على الملفات، مثل تعقّب إصدارات الملفات أو طلب الحصول على موافقة.

إذا كانت المجموعات التي تعمل في المكتبة لها نفس المواصفات، كأن يكون لها مستويات الإذن نفسها.

إذا كنت تريد تحليل المعلومات الخاصة بالملفات في جدول بيانات، أو تلقي تحديثات مدمجة بشأن الملفات.

للعمل بكفاءة مع المستندات في مكتبة واحدة، يمكنك تنظيم الملفات في المكتبة بإضافة أعمدة، أو تعريف طرق عرض، أو إنشاء مجلدات.

تخزين مستندات في مكتبات متعددة

قد ترغب في إنشاء مكتبات متعددة عندما تكون هناك اختلافات واضحة بين مجموعات الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها، أو بين مجموعات الأشخاص الذين يعملون على الملفات. يمكنك استخدام المكتبات المتعددة في الحالات التالية:

إذا كانت أنواع الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها مختلفة، ولا تتوقع أن يعرض الأشخاص ملخصات الملفات بشكل متكرر أو يبحثوا في كافة الملفات معًا.
إذا كانت مجموعات الأشخاص التي تستخدم الملفات مختلفة ولها مستويات أذونات مختلفة بشكل كبير.

إذا أردت تطبيق إعدادات مختلفة، مثل تعيين الإصدار أو الموافقة، على مجموعات مختلفة من الملفات.

إذا لم ترغب في تحليل الملفات معًا أو تلقي التحديثات المدمجة الخاصة بالملفات.
إذا أردت توفير مجموعات مختلفة من الخيارات لإنشاء ملفات جديدة، أو أردت ظهور الخيارات الموجودة في القائمة "جديد" الخاصة بالمكتبة بترتيب مختلف.
وفيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها للتعامل بفاعلية مع المكتبات المتعددة.

إعداد قوالب الموقع وأعمدته إذا أرادت المؤسسة إنشاء بعض الإعدادات المتناسقة على المكتبات، فيمكنها إعداد قوالب وأعمدة للموقع. يمكنك مشاركة الإعدادات بين مكتبات متعددة بحيث لا تحتاج إلى إعادة إنشاء الإعدادات في كل مرة.

إرسال الملفات إلى موقع آخر إذا أردت أن يتوفر ملف في مكتبات متعددة، فبإمكانك تخزين هذا الملف في مكتبة واحدة، ثم إرسال نسخة إلى المكتبات الأخرى. يمكنك اختيار أن يتم تذكيرك بتحديث أي نُسخ من المستند عند إجراء تغييرات على الأصل.

إنشاء قوالب المكتبات إذا أردت إنشاء بعض الإعدادات الموحَّدة للمكتبات أو إعادة استخدام الخصائص في المكتبات، فيمكنك حفظ مكتبة كقالب. تتوفر قوالب المكتبات كخيار في موقعك عندما تنقر فوق "إنشاء" في القائمة "إجراءات الموقع".



تنظيم الملفات في مكتبة


هناك العديد من الطرق لتنظيم ملفات في مكتبة. فيمكنك إضافة الأعمدة، وتعريف طرق العرض، وإنشاء المجلدات. ولكل أسلوب ميزاته الخاصة به، ويمكنك دمج كل أسلوب مع غيره لتلبية الاحتياجات الفريدة لمكتبتك ولفريقك.

إضافة أعمدة

بشكل افتراضي، تتعقب المكتبات اسم الملف، بالإضافة إلى المعلومات الخاصة بحالة الملف، مثل ما إذا كان قد تم إيداع الملف أم لا. إلا أنه يمكنك تحديد أعمدة إضافية تساعد مجموعتك على تصنيف الملفات وتعقبها، مثل اسم الحملة أو رقم المشروع، أو غيرها من المعلومات التي تعتبر هامة للفريق. تتوفر لديك خيارات متعددة لنوع العمود الذي تنشئه، بما في ذلك سطر النص المفرد أو قائمة الخيارات المنسدلة أو الرقم المحسوب من أعمدة أخرى أو اسم شخص وصورته على الموقع.

وتوفر الأعمدة رؤوس أعمدة تسهّل على الأفراد فرز المستندات وتصفيتها. عندما تعرض الملفات الموجودة في المكتبة، يمكنك فرز الملفات أو تصفيتها بشكل مؤقت عن طريق الإشارة إلى اسم العمود ثم النقر فوق السهم لأسفل بجانب الاسم. سيفيدك ذلك إذا أردت مشاهدة الملفات بطريقة معيّنة، ولكن يجب عليك تكرار هذه الخطوات في المرة التالية التي تعرض فيها المكتبة.



تعريف طرق العرض

هل سيرغب المستخدمون في مشاهدة: كافة المستندات المرتبطة بمشروع معين، أم كافة المستندات التي تنتمي إلى قسم معين، أم تجميع المستندات حسب الشهر المستحقة فيه؟ إذا توقعت عرض الملفات بطريقة معينة بشكل متكرر، فيمكنك تعريف طريقة عرض. يمكنك استخدام طريقة العرض هذه في أي وقت تعمل فيه في المكتبة. عندما تنشئ طريقة عرض، تتم إضافتها إلى القائمة المنسدلة "طرق العرض الحالية" الموجودة على شريط المكتبة.

طريقة عرض المكتبة

هي مجموعة محددة من الأعمدة في صفحة تعرض العناصر الموجودة في المكتبة، وغالبًا ما تعرّف ترتيب فرز محددًا وتصفية وتجميعًا وتخطيطًا مخصصًا. تتوفر للمكتبات طرق عرض شخصية وطرق عرض عامة. ويستطيع أي شخص يملك الإذن "مساهمة" إنشاء طريقة عرض شخصية لمشاهدة الملفات بطريقة معيّنة أو لإجراء تصفية للملفات التي يريد مشاهدتها فقط. إذا كان لديك الإذن لتصميم مكتبة، فيمكنك إنشاء طريقة عرض عامة يمكن لأي شخص استخدامها عند عرض المكتبة. كما يمكنك جعل طريقة العرض العامة طريقة العرض الافتراضية، بحيث يتمكن الأشخاص تلقائيًا من مشاهدة طريقة العرض هذه للمكتبة.

إذا كان أعضاء المجموعة لديك يقومون بعرض المكتبات على جهاز محمول، فيمكنك إنشاء طرق عرض متنقلة تضع حدودًا معيّنة تتناسب بشكل مثالي مع عرض النطاق الترددي وقيود الأجهزة مثل عدد العناصر المعروضة في طريقة العرض.



إنشاء مجلدات



توفر المجلدات (التي تسمى أيضًا حاويات) طريقة أخرى لتجميع المحتوى وإدارته في مكتبة أو قائمة. في حالة تمكين المجلدات في المكتبة، يمكنك إضافة مجلدات إلى معظم أنواع المكتبات. وإذا كانت المكتبة تحتوي على العديد من العناصر، فستعمل المجلدات كذلك على تحسين كفاءة الوصول إلى تلك العناصر. عندما تُنشئ مجلدًا، فإنك تنشئ فهرسًا داخليًا في الخلفية. يتم إنشاء هذا الفهرس الداخلي أيضًا لمجلد جذر، أو مستوى أعلى لمكتبة أو لقائمة. وعندما تصل إلى العناصر في مجلد، فإنك تستخدم هذا الفهرس الداخلي بفاعلية للوصول إلى البيانات.

إذا كانت المكتبة تحتوي على العديد من العناصر التي يمكن تجميعها بطريقة معينة، فيمكنك استخدام المجلدات لتنظيم المحتوى داخل المكتبة. ومن الأمثلة الجيدة على المجموعات: المشروعات، والفرق، والأقسام، وفئات المنتجات، ونطاقات العمر، وإدخالات القوائم الأبجدية، والمجموعات الأبجدية الفرعية (أ-جـ، د-و، وهكذا). ذلك لأن المجلدات بإمكانها مساعدة الأشخاص على تفحص العديد من الملفات وإدارتها بطريقة مألوفة.



بشكل افتراضي، تظهر المجلدات في المكتبة التي يتم فيها تمكين المجلدات في طريقة العرض الافتراضية للمكتبة دون أي عوامل تصفية. وهذا الأمر مفيد حيث بإمكان المستخدمين اختيار المجلد المناسب عندما يقومون بإدراج مستندات جديدة. كما يقلل عرض كافة المجلدات من احتمال إضافة العناصر بشكل خطأ خارج المجلدات الموجودة في المكتبة. يمكنك تنظيم المستندات بسهولة في مجلدات مختلفة بالمكتبة باستخدام الأمر فتح باستخدام Windows Explorer المتوفر على شريط المكتبة.

ملاحظة

يمكن تعريف طريقة عرض المكتبة، للفرز على حالتها، وفي هذه الحالة لا تظهر المجلدات أولاً قبل أي عناصر في طريقة العرض. ربما لا ترغب في استخدام خيار فرز العرض هذا إذا أردت أن يقوم الأشخاص بتحديد موقع المجلد الصحيح بسهولة.

ورغم أن مجلدات المكتبة لا تظهر في المقطع المستندات في شريط التشغيل السريع، يمكن لمالك الموقع أو أي مستخدم يملك الإذن بتصميم موقع تمكين طريقة عرض الشجرة، التي تعرض المقطع التسلسل الهيكلي للموقع في شريط التشغيل السريع وتسمح لك بتوسيع مجلدات المكتبات وطيها والتنقل بسهولة خلالها.





دمج استخدام الأعمدة وطرق العرض والمجلدات

يمكن أن تعمل الأساليب الثلاثة معًا. يمكن استخدام نفس الأعمدة المستخدمة في تعقب المشروعات في طريقة العرض الافتراضية بالمكتبة في إنشاء طريقة عرض بمعايير تصفية متعددة. كما يمكن فرز طريقة العرض وتصفيتها بشكل ديناميكي بالنقر فوق رؤوس الأعمدة لعزل المحتوى المطلوب وتحديده في الحال. إذا تم تعريف بنية مجلد في المكتبة، فبإمكانك "تسطيح" طريقة عرض المكتبة بتعيين الخيار إظهار كافة العناصر بدون مجلدات في المقطع مجلدات عندما تقوم بإنشاء طريقة العرض أو تعديلها. ويمكن أن يكمل كل أسلوب الآخر للوصول إلى المحتوى المناسب في المكان المناسب وبالطريقة المناسبة لك.



الخطوات التالية

والآن بعد أن حصلت على صورة كافية عن المكتبات، فيما يلي بعض المهام المشتركة والمفيدة التي يمكنك القيام بها باستخدام المكتبات.

إنشاء أو حذف مكتبة أو مجلد في المكتبة
إضافة ملفات إلى مكتبة وفتحها فيها وحذفها منها
إضافة أعمدة إلى مكتبة وإنشاء طرق عرض للمكتبة
التعامل مع قوالب المكتبة وأنواع المحتوى
مزامنة مكتبة SharePoint الموجودة على جهاز الكمبيوتر لديك مع برامج العميل
نقل مستندات ونسخها بين المكتبات
استخدام مهام سير العمل مع المكتبة
تعيين الأذونات والإعدادات المتقدمة في مكتبة
استخدام مكتبات الصور
إدارة مكتبة تحتوي على العديد من المستندات







رد مع اقتباس
   
   
قديم 01-07-2011, 10:14 AM رقم المشاركة : 2
معلومات العضو
الزاهد
مراقب الطقس والأحوال الجوية

الصورة الرمزية الزاهد

إحصائية العضو







 

الزاهد غير متواجد حالياً

 


كاتب الموضوع : نفود السر المنتدى : منتدى المكتبات والمعلومات
افتراضي

مــشــاركـــة مميزة مـن قِــبلك

شـــكـــراً لــكـــم







رد مع اقتباس
   
إضافة رد

   
مواقع النشر (المفضلة)
   


   
الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
   

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

Loading...


Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. TranZ By Almuhajir